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就職活動の添え状(送付状)・お礼状とは?書き方も紹介

就職活動を進められてる皆さんは、添え状やお礼状を送ったことはありますでしょうか?
今の就職活動では添え状やお礼状を送る学生がとても増加傾向にあります。
そこで今回は添え状とは何なのか、お礼状とはどう違うのかを学び、
周りの学生より一歩先の就職活動を行えるようにしていきましょう。

「添え状・お礼状とは」

そもそも添え状・お礼状とは何なのでしょうか?
添え状とは、企業に書類を送る際に一緒に送るものです。
役割としては送った書類は誰からの書類なのかをはっきり認識させる役割や、
その企業への志望動機を伝える役割があります。


お礼状とは、選考企業と接触があった際に謝礼の連絡を送るものです。
最近の学生はお礼状を送る傾向が高くなってきているので、
自分が興味を持った企業ならば送ったほうが好印象を持ってもらえる可能性が高いです。

「書き方のポイント」

実際に添え状・お礼状を書く際に気を付けたいポイントについてお伝えします。
企業側も時間を割いて見てくださるので、雑な文章やビジネスマナーの正しくない文章では、
かえって印象が悪くなってしまいます。
そのためしっかりとした正しい書き方を理解し、
企業に大きなアピールができるようポイントを押さえておきましょう。

「一般的なフォーマットを確認する」

実際に添え状・お礼状を書く前に、 一般的にどんなフォーマットで書くのか確認しましょう。
まず、添え状・お礼状の大きさは実際に送る書類と同じ大きさです。
また手書きで書いたほうが気持ちは伝わりますが、
一般的にはパソコンを使って作成することが多いです。
書式にも注意しましょう。基本的には用紙は縦に使い、文章は横向きで作成しましょう。
この基本フォーマットを覚えてしまえば、
今後添え状・お礼状を作成する際にもすぐに取り掛かることができます。

「手書きの場合は黒の万年筆かボールペンを使用する」

手書きで添え状・お礼状を作成する際は、使用するペンも間違えてはいけません。
使用するペンは必ず黒の万年筆か、黒のボールペンを使用しましょう。
注意点として、書き間違えても消すことが出来るボールペンもありますが、
絶対に使用してはいけません。
また書き間違いをしてしまった際には修正液を使ったり訂正するのではなく、
新しい用紙に書き直しましょう。
面倒くさいと思う方もいらっしゃると思いますが、
将来の自分のために、正確に丁寧に書き直しましょう。

「誤字脱字の無いよう徹底する」

誤字脱字は書類を送るミスの中で一番やってはいけないミスです。
一度書いた文章は徹底的に確認することが大切です。
また自分で確認することも大切ですが、
自分で気が付かない誤字脱字箇所がある場合が多々ありますので、
両親や友人、学校の先生などの第三者から確認をしてもらうことで、
よりミスのない正確な文章が完成します。
周囲に協力してもらい、確実に誤字脱字が無い文章を作成しましょう。

「正式名称で記載する」

添え状・お礼状を書く際はもちろん、
履歴書などを書く際に注意深く書かなくてはいけないことがあります。
それは全ての言葉を正式名称で記載することです。
例えば会社名を記載する場合は(株)と記載せず、
正式名称である株式会社と記載しましょう。
これは学歴を記載する際も同様です。
よくある間違いとして、高等学校を高校と記載してしまう方が多いので
細心の注意を払いましょう。
細かなことですが、些細なことをしっかりと正しく記載することで、
誠実な印象を持ってもらうことが出来ます。

まとめ

今回は就職活動の添え状(送付状)・お礼状についてお伝えしました。
添え状・お礼状は、就職活動の中で大きなアピールになる反面、
間違えた書き方をしてしまうと悪い印象になりかねません。
これから添え状・お礼状を書く際は、
細心の注意を払い徹底的に確認をしたうえで作成することが大切です。
特に、誤字脱字をしないこと、
間違えても消せるボールペンを使用しないこと、
略語は使用せず正式名称で記載することを覚えて頂ければと思います。

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